一、基本内容不规范
1.学校名称在第一次出现时没有定义。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
为充分发挥学校各类周转房使用的作用……
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为充分发挥上海立信会计金融学院（以下简称“学校”）各类周转房使用的作用…… |
2.文件中存在部门具体名称。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
学院出具的《在读证明》到保卫处，由保卫处确认后……。 经批准允许跨年级选课的学生……由学校教务处加选跨年级课程。 |
学院出具的《在读证明》至学校保卫部门，经学校保卫部门确认后……。 经批准允许跨年级选课的学生……由学校负责教学管理的职能部门加选跨年级课程。 |
因部门名称存在调整变化的可能，为保证规范性文件的稳定性，规范性文件中部门名称应表述为“负责XX事务的职能部门”或“XX部门”。
3.对于同一事物前后表述不一致。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
学生……必须在考前向所在院（系）提出……经学院核实…… 学生须主动向二级学院申请……学生应主动向所在学院提交…… |
学生……必须在考前向所在二级学院提出……经二级学院核实…… 学生须主动向二级学院申请……学生应主动向所在二级学院…… |
4.标点符号使用不规范。
不规范使用示例 |
规范使用示例 |
根据《普通高等学校教材管理办法》（教材[2019]3号）、《上海市普通高等学校教材管理实施细则》（沪教委规[2021]13号）等规定…… |
根据《普通高等学校教材管理办法》（教材〔2019〕3号）、《上海市普通高等学校教材管理实施细则》（沪教委规〔2021〕13号）等规定…… |
5.引用文件已失效。
引用失效文件示例 |
引用有效文件示例 |
按照财政部《基本建设财务管理若干规定》和《国有建设单位会计制度》以及学校的有关规定…… |
按照财政部《基本建设项目建设成本管理规定》等上级有关规定和学校相关制度…… |
6.引用文件名称不准确。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
根据……《传染病防治法》……《普通高校学校招生体检工作指导意见》……《关于完善本市高等院校学生医疗保障制度的若干意见的通知》…… |
根据……《中华人民共和国传染病防治法》……《普通高等学校招生体检工作指导意见》……《关于完善本市普通高等院校学生医疗保障制度的若干意见》…… |
7.表述不清晰，存在语病或歧义。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
……体检时效内所涉及的录取、学籍管理的异常健康情况，学校内设医疗机构必须如实上报…… |
……学校内设医疗机构必须将期限内所涉及的录取、学籍管理的体检异常结果情况，如实上报…… |
8.专有名词表述不准确、不完整。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
组织专家进行评审、教学委员会审议、公示无异议后…… |
组织专家进行评审、校学术委员会教学专门委员会审议、公示无异议后…… |
9.文件内容超出拟文部门职责范围。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
第五章 受处分学生权益的维护 第二十九条 违纪处分的申诉管理 （一）学校成立学生申诉处理委员会，受理学生对违规、违纪处分的申诉。该委员会由……组成。组成人数为不少于7人的单数…… |
受处分学生的权益维护参照学校学生申诉处理相关办法执行。 |
对于学生申诉处理委员会的职责、构成及人数的规定应由学校负责学生申诉处理的职能部门进行规定。该文件的拟文部门为负责学生处分管理的职能部门，学生申诉处理不属于该部门职责范围。因此不应在该文件内对学生申诉处理委员会的职责、构成及人数进行规定。
10.文件条款格式不规范。
不规范表述示例 |
规范表述示例 |
一、坚持深入开展创建平安学校、平安合格单位维护学校的安全稳定。 二、加强组织领导、强化安全体系、健全工作机制，切实提高学校安全防范水平和能力。 1、加强制度建设，落实党政同责，实行一岗双责……。 2、加强队伍建设，不断健全保障机制……。 |
第一章XXX 第一条坚持深入开展创建平安学校、平安合格单位维护学校的安全稳定。 第二条加强组织领导、强化安全体系、健全工作机制，切实提高学校安全防范水平和能力。 （一）加强制度建设，落实党政同责，实行一岗双责……。 （二）加强队伍建设，不断健全保障机制……。 第二章XXX |
二、基本要素不规范
1.缺乏生效条款、解释条款、废止条款。规范性文件应包含文件施行（生效）时间及负责解释部门的条款。
修订的规范性文件还应明确原文件是否废止。如废止的，应明确废止文件的名称、文号及废止时间。
2.具体工作流程或工作表格作为文件内容（附件）。工作流程、表格模板、合同协议等不应作为规范性文件内容（附件）。
学校依法治校工作领导小组办公室
2024年5月6日